答:单纯做文件材料“投递员”,那是远远达不到工作要求的。结合实践总结,给领导报件至少需要做好以下几方面工作: 整理分类。在综合岗位工作的同志,每天需要报送领导的文件材料有很多,如果只是简单地按照“先来后到”码放,就没有起到方便领导阅文的作用。工作细致的同志会根据文件材料的紧急程度、重要性和处理时限等因素,进行细致的整理分类。例如,将急件、批件优先放置,或者在文件材料首页贴上“急件”“批件”等醒目的标签,以便领导快速识别和处理。 审核校对。在实际工作中常有这种情况:即将递交却突然发现文件材料存在瑕疵,不得不折返修改;或是已经封装进信封,却忘记核对页码,不得不重新开封检查。报件前,我们必须认真审核和校对,确保文件材料印刷清晰、纸张整洁,页码连贯无遗漏,格式统一规范,内容准确无误,特别是那些经过多次修改的材料,一定要确保报给领导的是最终确定的版本。 谙熟内容。对于所报的件特别是请示件,无论是否由自己起草,我们都应当对其内容了如指掌,并对领导可能提出的问题预作准备。切忌粗枝大叶、一知半解,就匆忙呈报,结果领导询问时答非所问、含糊其词,不仅容易给领导留下工作不扎实的印象,甚至可能让领导对文件材料的可靠性产生怀疑,导致原本可以顺利签批的文件材料被退回。 说明摘要。向领导呈报重要的文件材料时,一般应简明扼要地汇报关键信息。例如,文件材料的紧急程度、承办单位、重要背景等,帮助领导迅速掌握情况。如果场合不允许口头汇报,可以附上便笺,列出重点信息,有时还可以用铅笔或便利贴在文中标注需要特别关注的内容,一些较长的文件材料还可作出摘要后再呈报。 记清指示。领导在审阅文件材料时,有时会给出一些口头指示,因此报件时最好随身携带笔记本和笔,确保将领导的指示和要求记录得准确无误。如果领导指示较多,可以复述记录的要点请领导确认,以免有疏漏。此外,如果领导批示的字迹看不清楚,应及时请教确认,避免事后出现误解或遗漏;领导退回的文件材料,应逐页检查,避免遗漏文中的修改标记和批示。 抓好反馈。报件工作应遵循“件件有着落,事事有回音”的原则。除了及时向各级领导反馈报件的办理结果外,还应将报件过程中领导提出的意见和建议及时传达给相关人员。对于领导提出的问题,如现场无法解答,应在研究清楚后及时给予回复。
给领导报件,有哪些细节需特别注意?
答:在办公厅(室)工作中需要频繁地向领导报送文件材料或请示汇报,即便是经验丰富的老同志也难免会出现失误。下面分享几个自己或同事在工作中的实际案例,可引以为鉴。 马虎大意,文字有硬伤。记得刚参加工作时,有一次给分管领导报批一份通知。领导在审批时突然指着第3页首行问我:“这里是不是多字了?读不通。”我这才猛然想起,处长在审看通知时曾在第2页做了一处修改。我在电脑上改清后,觉得只改动了一处,重新打印整份通知太浪费,于是只替换了第2页。然而,那处改动导致第3页首行的两个字被提至第2页,而我却没有认真校核,结果出现了明显的差错。这个教训告诉我,无论改动大小,都要认真校核每一页,确保文字准确无误。 当“二传手”,领导一问三不知。小张曾在一次值班期间,收到一个单位传真来的一份文件材料,原本负责的同事因有其他紧急任务,请他帮忙呈报给领导审批。小张在清点核对页数无误后,只是匆匆扫了一眼标题就将文件材料送给了领导。结果,领导在审阅时问了几个问题,小张因为对文件材料的内容一无所知,自然无法回答。领导向他指出,对情况一点都不掌握就来报件是不可取的,并要求由熟悉情况的同事来汇报。从那以后,小张牢记“过手有责”,在报件时都会先认真阅读一遍文件材料,消除所有疑问后再呈报给领导。 消极等待,导致工作被延误。小李有一次给领导报件时,看到领导正在开会,觉得件不急,等到下午再报也来得及,于是就去忙别的事情了。然而,到了下午他去找领导时,发现领导出差已经去机场了,要三天之后才回来。原本的工作安排被打乱,因此增加了不少额外的工作。这个案例告诉我们,报件工作不仅要掌握件的进展,还要了解领导的公务活动安排。如果小李能够提前了解领导下午要出差的情况,利用中午时间抓紧报送,就不会出现这样的延误。对于急件,我们更应该见缝插针地报送,以免耽误工作。
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